Operaciones intracomunitarias en España: qué son y cómo declararlas

Si vendes o compras dentro de la Unión Europea, necesitas declarar correctamente las operaciones intracomunitarias en España para evitar sanciones. No basta con emitir una factura sin IVA: es imprescindible estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios, presentar el modelo 349 en plazo y conservar toda la documentación de forma adecuada.

Las transacciones intracomunitarias disfrutan de ventajas fiscales, como la exención de IVA o la inversión del sujeto pasivo, pero a cambio exigen disciplina normativa. Un error en la declaración, una factura mal emitida o una omisión del modelo 349 pueden acarrear sanciones importantes, aunque la operación haya sido real y legal.

Desde el alta hasta la facturación, pasando por el uso del VIES, los libros registro o las obligaciones estadísticas, esta guía te acompaña paso a paso para que puedas operar en la UE con seguridad y cumpliendo la ley.

En seQura entendemos lo que significa enfrentarse a trámites complejos y normativas cambiantes. Por eso, te explicamos de forma clara cómo gestionar tus operaciones intracomunitarias sin errores.

¿Qué se entiende por operaciones intracomunitarias?

Las operaciones intracomunitarias son compraventas de bienes o servicios entre empresas o profesionales situados en distintos países de la Unión Europea, siempre que ambos estén registrados como operadores a efectos del IVA. Esta condición es imprescindible para aplicar el tratamiento fiscal especial que permite emitir o recibir facturas sin IVA.

Existen varios tipos de operaciones intracomunitarias según el tipo de bien o servicio y la dirección de la transacción:

• Entrega intracomunitaria de bienes: es la expedición de mercancías desde España a otro país de la UE. Está exenta de IVA si el comprador está registrado en el ROI y el transporte se justifica correctamente.
• Adquisición intracomunitaria de bienes (AIB): ocurre cuando una empresa española compra productos a otra de otro Estado miembro. En este caso, el comprador debe autorrepercutirse el IVA y deducírselo en el mismo modelo mediante la técnica conocida como inversión del sujeto pasivo.
• Prestación de servicios intracomunitarios (B2B): cuando una empresa española presta servicios a otra de la UE, se considera que el impuesto se aplica en el país del destinatario. No se añade IVA a la factura, y el cliente debe autorrepercutírselo en su país.
• Recepción de servicios intracomunitarios: cuando una empresa española contrata servicios a otra dentro de la UE, debe declarar el IVA mediante inversión del sujeto pasivo también.
• Operaciones especiales: existen casos particulares, como las ventas en consigna, las operaciones triangulares, los medios de transporte nuevos o los productos sujetos a impuestos especiales, que requieren una interpretación adicional de la norma.

Todas estas operaciones tienen en común un punto clave: si no se cumplen los requisitos formales (registro, documentación, declaraciones), no se puede aplicar la exención o el tratamiento previsto, y Hacienda puede considerar incorrecta la operación.

Requisitos para realizar operaciones intracomunitarias en España

Antes de emitir una factura sin IVA a otro país de la UE o recibir productos exentos, hay que cumplir ciertos pasos. Son obligatorios y aplican tanto a empresas como a autónomos.

Alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI)

Para empezar, necesitas darte de alta en el ROI presentando el modelo 036. Se marca la casilla 582 y se indica la fecha prevista de inicio en la 584. Si Hacienda no responde en tres meses, se entiende que la solicitud ha sido denegada. Solo tras la aprobación obtendrás el NIF intracomunitario.

Tener un NIF-IVA válido y comprobar el del cliente

El NIF-IVA es el NIF español precedido por “ES” y solo se puede usar si estás en el ROI. Si tu cliente no tiene NIF intracomunitario válido, no puedes aplicar la exención. Para comprobarlo, usa el buscador oficial VIES y guarda siempre una copia como justificante.

Facturación adecuada y sin errores

Las facturas de entregas deben ir sin IVA y con la frase “operación exenta art.25 LIVA”. En las adquisiciones o servicios recibidos, se debe indicar “inversión del sujeto pasivo art.84 LIVA”. Siempre debe constar el NIF-IVA de ambas partes.

Documentación obligatoria y conservación de registros

Debes conservar todos los justificantes: facturas, albaranes de transporte, prueba de consulta en VIES, contratos, correos. Y hacerlo durante al menos cuatro años, según exige la normativa española.

Declaración Intrastat si se superan los umbrales

Si introduces o envías mercancías por un valor superior a 400.000 € anuales, también tendrás que presentar mensualmente la declaración Intrastat al INE. No tiene fines fiscales, pero es obligatoria a efectos estadísticos.

‍

Cómo declarar correctamente las operaciones intracomunitarias

Si realizas operaciones con otros países de la UE, tendrás que declararlas correctamente para evitar sanciones y comprobar que todo encaja con el resto de tus modelos fiscales.

Modelo 349: declaración recapitulativa obligatoria

Es el modelo que informa a Hacienda de todas las operaciones intracomunitarias realizadas con empresas de otros Estados miembros. Se presenta de forma mensual, bimestral, trimestral o anual, según el volumen de entregas. Aunque solo hayas hecho una operación, estás obligado a presentarlo. No declararla puede acarrear sanciones desde 300 euros, incluso si el error ha sido puntual.

Claves de operación en el modelo 349
Cada tipo de operación se declara con una clave distinta. Las más comunes son:

• A: entregas de bienes
• E: adquisiciones
• I: prestaciones de servicios
• S: servicios recibidos
• Y otras como D, C o R, para casos especiales. Usar mal estas claves también puede considerarse un error sancionable.

Declaraciones coherentes entre modelos

El contenido del 349 debe cuadrar con los modelos 303 (autoliquidación de IVA) y 390 (resumen anual). Si facturas una venta sin IVA a un operador de la UE, esa operación debe figurar en el 349 con la clave A y reflejarse en el 303 en la casilla correspondiente a operaciones exentas intracomunitarias.

Declaraciones complementarias y rectificaciones

Si detectas un error después de haber enviado un 349, puedes presentar una declaración sustitutiva o complementaria. Cuanto antes corrijas el fallo, menos riesgo hay de sanción. Hacienda tiene en cuenta si ha habido intención o si el error se ha corregido voluntariamente.

 Tratamiento del IVA en operaciones intracomunitarias

El IVA funciona de forma especial cuando vendes o compras dentro de la Unión Europea. Saber aplicar las reglas evita que te lo reclamen después o que pierdas el derecho a deducirlo.

Entregas intracomunitarias: exentas si cumples los requisitos

Cuando vendes bienes a un cliente de otro Estado miembro, puedes emitir la factura sin IVA si:

• El cliente tiene NIF intracomunitario válido.
• El transporte se hace desde España hacia otro país de la UE.
• Puedes justificar documentalmente esa entrega.

Si falta alguno de esos elementos, deberás facturar con IVA español.

Adquisiciones intracomunitarias: autoliquidación sin coste real

Al comprar bienes en otro país de la UE, tú mismo te devengas el IVA en tu modelo 303 (como si tú lo hubieras cobrado), pero también lo puedes deducir en la misma declaración. Es lo que se llama inversión del sujeto pasivo. Esto no implica un coste adicional si lo haces correctamente.

Servicios intracomunitarios (B2B): misma regla, distinta forma

En los servicios, se aplica también la inversión del sujeto pasivo. Si prestas servicios a un cliente de la UE, facturas sin IVA y él se autorrepercute el impuesto. Si tú recibes el servicio, te tocará autorrepercutírtelo a ti.

¿Y si el cliente no tiene NIF-IVA?

Entonces no puedes aplicar este tratamiento. En ese caso:

• Si tú vendes, debes facturar con IVA español.
• Si compras, es posible que tengas que pagar IVA del país de origen o regularizar la operación en España.

 Errores comunes y sanciones por declarar mal una operación intracomunitaria

Cometer errores al declarar operaciones intracomunitarias es más habitual de lo que parece. Y aunque no haya mala fe, Hacienda puede imponer sanciones si detecta fallos en el cumplimiento de las obligaciones.

Emitir o recibir facturas sin estar en el ROI

Este es uno de los errores más graves. Si no estás dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios, no puedes emitir facturas sin IVA ni acogerte a la exención. En ese caso, Hacienda puede obligarte a ingresar el IVA no repercutido y aplicar sanciones por incumplimiento.

No comprobar el NIF-IVA del cliente

Si facturas sin IVA a un operador que no está correctamente registrado en el VIES, Hacienda puede considerar que has hecho una entrega interior y reclamarte el IVA con recargo. Por eso es fundamental consultar el NIF-IVA y guardar la prueba.

Errores en el modelo 349

Presentar el 349 fuera de plazo, con datos incompletos o claves incorrectas puede generar multas desde 300 euros. Cada dato omitido supone 20 euros de sanción. Y si el error afecta a varias operaciones, la multa puede ser importante.

Omisión de operaciones puntuales

Aunque solo hayas hecho una operación aislada en el trimestre o el año, estás obligado a declararla. No hacerlo puede conllevar la pérdida de la exención o sanciones por declaración incompleta.

Facturación incorrecta o ambigua

Facturar sin mencionar los artículos legales o sin identificar el NIF-IVA del cliente puede invalidar la operación como intracomunitaria. La falta de claridad documental es uno de los puntos más controlados en las inspecciones de IVA.

No conservar la documentación justificativa

Albaranes de transporte, consulta VIES, contratos y facturas deben conservarse durante al menos cuatro años. Si Hacienda los solicita y no puedes presentarlos, puede anularte la exención o imputarte el IVA como no deducible.

 Herramientas y recursos para gestionar tus operaciones intracomunitarias

Contar con las herramientas adecuadas puede ahorrarte tiempo, errores y problemas con Hacienda. Estas son las más útiles para gestionar correctamente todo el proceso:

Consulta VIES (validez del NIF-IVA)

Es la herramienta oficial de la Comisión Europea para comprobar si tu cliente o proveedor está registrado como operador intracomunitario. Es importante consultar y guardar cada verificación como prueba válida en caso de inspección.

Sede electrónica de la AEAT

Aquí puedes presentar el modelo 036 para darte de alta en el ROI, así como el modelo 349 cada periodo. Se necesita certificado digital o Cl@ve para acceder. Todo el proceso se hace online, sin necesidad de acudir a una oficina.

Software de facturación compatible

Programas como Quipu, SumUp Facturas o Sage 50 Cloud permiten emitir facturas con inversión del sujeto pasivo o exentas por entrega intracomunitaria. Incluyen plantillas con los textos legales correctos y ayudan a no cometer errores formales.

Declaración Intrastat (INE)

Si superas los 400.000 € anuales en introducciones o expediciones, deberás hacer esta declaración mensual con fines estadísticos. Se presenta desde el portal web del Instituto Nacional de Estadística y no tiene fines fiscales, pero es obligatoria.

Asistentes virtuales y simuladores

Algunas asesorías online y herramientas de contabilidad incluyen simuladores de IVA intracomunitario o asistentes que te guían paso a paso en la cumplimentación del modelo 349. Pueden ser de gran ayuda si no cuentas con asesoría fiscal externa.

 Preguntas frecuentes sobre operaciones intracomunitarias

¿Es obligatorio presentar el modelo 349 si solo hago una operación puntual?

Sí. Aunque se permite presentar el modelo de forma anual si el volumen de entregas no supera ciertos límites, incluso una única operación obliga a declarar. Si no lo haces, podrías perder la exención y recibir una sanción por omisión.

¿Cómo se obtiene el NIF intracomunitario en España?

Se solicita a través del modelo 036, marcando la casilla 582 para el alta en el ROI. Hacienda puede tardar hasta tres meses en responder. Si no hay contestación, se entiende denegado por silencio administrativo. Solo una vez aprobado, se te asigna un NIF-IVA que empieza por “ES”.

¿Qué pasa si mi cliente no tiene NIF-IVA intracomunitario?

No puedes emitirle una factura sin IVA. En ese caso, debes aplicar el IVA español, aunque la mercancía viaje fuera. En los servicios, también se pierde la inversión del sujeto pasivo, lo que significa que tendrás que declarar el IVA tú como prestador.

¿Cómo saber si una empresa está registrada como operador intracomunitario?

Accede al buscador VIES, selecciona el país del cliente e introduce su número fiscal. Si aparece como válido, puedes facturar sin IVA. Guarda siempre una copia de la consulta en PDF como justificante.

¿Qué documentos debo conservar para justificar una operación intracomunitaria?

Factura, albarán o CMR, contrato, consulta al VIES, comprobante del transporte y correspondencia con el cliente. Todo debe archivarse durante al menos cuatro años, por si Hacienda solicita su revisión.

¿Se pueden hacer operaciones intracomunitarias siendo autónomo?

Sí. El procedimiento es el mismo que para una sociedad. Basta con estar dado de alta en el ROI, tener un NIF-IVA y declarar las operaciones en el modelo 349 y en tu modelo 303 de IVA.